Brieven schrijven

Uiteindelijk hangt het succes van de Actie Kerkbalans af van het antwoord op een enkele vraag: lukt het om de betrokkenen zo ver te krijgen dat ze concreet, financieel bijdragen?

Een van de beste methoden is via een persoonlijke brief, helemaal wanneer deze ook persoonlijk wordt overhandigd. Wanneer de brief goed is opgesteld zal een grotere groep aan de oproep gehoor geven. Zo is het naast een persoonlijke aanhef ook belangrijk om in de brief begrip te kweken voor de inzamelingsactie.

Kerken hebben veel te bieden, aan iedereen. Juist ook in de moderne tijd. Ze dragen een boodschap van verdraagzaamheid uit. Ze bieden een onderdak aan hulpbehoevenden. Ze bevorderen op hun beurt de inzameling van gelden voor humanitaire hulpprojecten over de hele wereld. Daarnaast zijn kerken verweven met onze cultuur. Ze spelen voor miljoenen een belangrijke rol bij geboorte, doop, huwelijk en uitvaart. Veel Nederlandse kerkgebouwen zijn monumentaal en van onschatbare cultuurhistorische waarde.

Verder is het belangrijk om concreet te zijn. Concreet over de noodzaak van financiële hulp voor het staatsonafhankelijke instituut dat de kerk in Nederland is. Concreet over de besteding van het geld. Maar vooral ook concreet over de donatie. Laat de betrokkenen niet zwemmen met een half voorstel. Mensen horen liever een concreet verzoek en zullen daar sneller positief op ingaan.

U kunt in een speciale brief ook uw trouw betalende leden vragen om, waar mogelijk, verhoging van hun bijdrage te overwegen. Vraagt u dan vooral aandacht voor het dreigende tekort aan fondsen voor veel kerken die in de afgelopen jaren te kampen hebben gehad met leegloop.

Brief verdiepen uit Wijnbergen
Voor de Actie Kerkbalans 2008 heeft een parochie in Wijnbergen een duidelijke brief geschreven voor de bijdragende parochianen (verdiepen). In de brief zit een duidelijke omschrijving waar het geld voor nodig is. Ook klinkt in de brief de urgentie door voor een extra bijdrage. Parochianen worden gevraagd méér te geven. Hoeveel meer, hangt af van het bedrag dat ze vorig jaar gegeven hebben. In de brief is dus de hoogte van de gift van vorig jaar vermeld (gepersonaliseerd). Ook de aanhef is persoonlijk.

Het antwoordformulier is op maat gemaakt voor twee segmenten, leden die jaarlijks tussen de € 25 en € 60 én jaarlijks tussen de € 61 en € 90 geven. De twee antwoordformulieren verschillen dus op de gevraagde richtbedragen.

Brief notariële schenking/lijfrente
In Arnhem is een brief opgesteld voor parochianen die jaarlijks een flink bedrag bijdragen. U moet dan denken aan bedragen vanaf € 100 per jaar. Wanneer deze mensen bijdragen via een notariële akte van schenking, kost hen dat hetzelfde bedrag, maar levert dat meer op voor uw parochie! Een interessante constructie dus.

In Lelystad is bij de brief over notariële schenking een informatieve bijlage toegevoegd. In deze bijlage staan rekenvoorbeelden en wordt de constructie uitgelegd. Ook kunnen parochianen een volmacht tekenen, zodat de parochie de notariële akte zelf kan afhandelen met het notariskantoor. Het is de moeite waard om een bevriende notaris (wellicht iemand uit de parochie) te vragen of hij/zij de aktes tegen een gereduceerde prijs of gratis kan opmaken. Bespreek samen of een volmacht genoeg is, of dat parochianen naar het notariskantoor moeten komen voor ondertekening van de akte.

In plaats van een brief, kunt u natuurlijk ook persoonlijk langs gaan bij mensen die jaarlijks royaal aan de Actie Kerkbalans geven.

Brief voor parochies in fusieproces
In Oldenzaal is een grote verandering gaande, namelijk een fusie van vijf parochies tot één parochie. Ondanks alle moeilijkheden die zo’n proces met zich mee kan brengen, is het de kunst om de inkomsten van de Actie Kerkbalans stabiel te houden. Daarom is een brief geschreven, die uitgaat van het positieve van een fusie. De brief voelt ‘warm’ aan en spreekt de parochiaan persoonlijk aan. Voor de betreffende parochie in Oldenzaal heeft deze brief in 2008 hetzelfde bedrag aan toezeggingen opgeleverd als in 2007. Een prima prestatie.

Brief voor jongeren (verbreden)
De parochie in Werkhoven heeft alle jongeren van 18 jaar t/m 24 jaar aangeschreven, die in de afgelopen jaren nog niet bijgedragen hebben aan kerkbalans. Zij kregen een speciaal op hen toegesneden brief. Een aantal jongeren heeft met de brief meegelezen. De machtigingskaart die bij de brief zat, gaf lage richtbedragen aan. Namelijk € 2,50 per maand, € 3 per maand, € 5 per maand en een open bedrag per maand. Door jongeren al in een vroeg stadium te betrekken bij de Actie Kerkbalans, leren zij dat geven aan kerkbalans er ‘gewoon bij hoort’.

Brief voor ouders van dopelingen, vormelingen en communicanten (verbreden)
Een parochie uit Voorhout heeft in 2007 ouders van dopelingen, vormelingen en communicantjes een speciale brief gestuurd. Dit ‘scharnierpunt’ bracht parochianen en parochie dichter bij elkaar. Deze mensen hebben de afgelopen jaren niet bijgedragen aan de Actie Kerkbalans. In de speciale brief werd het belang van wat hun kinderen hadden beleefd benadrukt. Ook werd om een bijdrage gevraagd. Kees Kraakman, penningmeester van de parochie, licht toe: “De reacties waren heel positief, 10% van de aangeschreven families zijn gaan bijdragen. Met gemiddeld € 10 per maand is de extra opbrengst al gauw € 2.600. Gericht aanschrijven werkt dus!”

Bekijkt u vooral ook onze voorbeeldbrieven eens, die u via onderstaande link als .pdf kunt downloaden.
Om een .pdf te kunnen lezen/openen heeft u Adobe Acrobat Reader nodig.
Dit kunt u hier downloaden.