Actie opzetten: het draaiboek
Ook voor een succesvolle Actie Kerkbalans geldt: regeren is vooruitzien. Een parochie of gemeente moet goed in het oog houden dat de geldwerving het hele jaar door van belang is.
Het is daarom aan te bevelen een draaiboek van alle voorgenomen activiteiten voor de Actie Kerkbalans samen te stellen, waaraan men zich bij de uitvoering van de plannen kan vasthouden. Een dergelijk draaiboek zal vooraf met alle medewerk(st)ers moeten worden besproken. Ook na afloop van alle activiteiten voor de geldwerving kan het een rol spelen, om na te gaan op welke punten voor een volgend jaar aanpassing nodig is.
De volgende hoofdlijnen van het actieprogramma maken het belang van een goede "regie" duidelijk:
- De maand januari is de eigenlijke actiemaand. Dan worden er affiches, posters, spandoeken e.d. in de parochie of gemeente opgehangen. Verder kan er een speciale editie van het kerkblad of parochieblad worden uitgegeven, waarin alle activiteiten van de plaatselijke gemeente of parochie worden genoemd. Verder vindt (indien mogelijk) een interview plaats met een lokale of regionale omroep. Er wordt tekst aangeleverd voor de kabel tv en er vindt een afkondiging plaats tijdens de mis of kerkdienst. Tenslotte wordt er een startbijeenkomst met de lopers gehouden, waarbij ook de pastor of predikant aanwezig is. Vervolgens wordt de actie gehouden, waarbij het verzoek om een Kerkbalans bijdrage bij alle gemeenteleden of parochianen wordt bezorgd en korte tijd later hun antwoorden (de toezeggingen) weer worden opgehaald.
- Februari beginnen de resultaten binnen te komen. Deze moeten administratief worden verwerkt. In deze maand wordt een bijeenkomst met de lopers belegd, waarbij de gang van zaken wordt geëvalueerd, de resultaten worden besproken en de verzamelde pastorale vragen geïnventariseerd, samen met de pastor(es). Met name genoteerde opmerkingen van pastorale aard mogen niet in de vergetelheid raken en verdienen aandacht. Ook andere suggesties kunnen uit zo'n evaluatie voortkomen.
- In maart is het meestal al mogelijk om de parochianen of gemeenteleden een voorlopige mededeling te doen van de eerste resultaten van de actie, bijvoorbeeld door een publicatie in het kerkblad. In de daarop volgende maanden zouden de parochianen en gemeenteleden bedankt kunnen worden voor de door hen gedane toezegging. Als dit gebeurt in de vorm van een brief of via publicatie in het parochie- of kerkblad, kan de tekst zo geformuleerd worden, dat degenen die hun bijdragen overmaakten worden bedankt, terwijl tegelijk degenen die dat nog niet deden worden aangespoord dit alsnog te doen. Veel mensen zullen wellicht hun toezegging hebben gedaan, maar moeten er aan herinnerd worden hun gegeven woord ook in daden om te zetten. Het blijft dus zaak om gedurende het hele jaar aandacht voor Kerkbalans te houden. Een bericht daarover geeft "nieuws" en werkt als advertentie. Mensen willen bovendien graag weten "of het iets heeft uitgehaald" en ze hebben daar natuurlijk ook recht op. Er zijn parochies en kerkelijke gemeenten die hun parochianen en leden een accept giroformulier toezenden voor de maanden waarvoor zij (een deel van) hun bijdrage hebben toegezegd.
- In september wordt de actie in het parochiebestuur of in de kerkenraad besproken en dan moeten bij voorkeur al de Kerkbalans-lopers (de mensen die op pad gaan) aangezocht worden.
- Vóór 1 oktober moet alle informatie- en propagandamateriaal besteld worden. Dan moet men dus al weten wat men precies wil gaan doen. In de loop van oktober moet de deelname van de lopers per brief bevestigd worden. Ook vindt er dan, daar waar dit mogelijk is, interkerkelijk overleg plaats.
- In november wordt contact gezocht met de lokale of regionale omroep en worden in de parochie- of kerkbladen vóór-aankondigingen voor de komende actie Kerkbalans opgenomen.
- Vanaf november wordt het bestelde materiaal bij parochies en gemeenten afgeleverd. Daarvan worden per parochiaan of gemeentelid pakketjes samengesteld, die de lopers gaan bezorgen. Per loper wordt het aantal te bezorgen pakketjes verdeeld. Met de lopers worden de bedoelingen van de actie nog eens doorgenomen en wordt het materiaal besproken (wat men ermee moet doen).
- Ook in het kerkblad van december wordt aandacht aan de Actie Kerkbalans besteed.
- De maand januari is de eigenlijke actiemaand. Zie de eerste keer januari. Klik op de link onder 'downloads' om de Handleiding Kerkbalans Nieuwe Stijl te downloaden.
Om een .pdf te kunnen lezen/openen heeft u Adobe Acrobat Reader nodig.
Dit kunt u hier downloaden.