Bankzaken
Parochies en gemeenten hebben via incasso’s, ook wel automatische machtigingen genoemd, de mogelijkheid om na toestemming periodiek geld af te schrijven bij vaste donateurs. Het regelen van een incassocontract klinkt ingewikkeld, maar met deze uitleg valt dat hopelijk wel mee.
Incasso’s hebben duidelijke voordelen. Zo bent u voor langere tijd zeker van de inkomsten: mensen met een incasso houden deze gemiddeld 7 jaar aan.
Terminologie
Een incassocontract is een afspraak tussen een instantie (bijvoorbeeld een parochie of een kerkelijke gemeente) en een (plaatselijke) bank.
Een machtiging is de goedkeuring die de rekeninghouder afgeeft voor het (periodiek of eenmalig) afschrijven een bedrag van een bank- of girorekening.
Een periodieke overschrijving is een vaste afspraak die de bijdrager maakt met de bank om een bepaald bedrag over te schrijven naar de kerk.
Interpay
Incasso contracten moeten ook altijd gefiatteerd worden door de organisatie Interpay. Banken geven niet zomaar zo’n contract af aangezien ze zich willen vrijwaren van malafide stichtingen etc. Het regelen van het contract gebeurt dus op basis van een goede vertrouwensrelatie met de betreffende bank. Als de vaste bank u niet terwille is, kan het natuurlijk bij een andere lokale bank geprobeerd worden. Een tip is: vraag naar het ‘verenigingspakket’ bij de plaatselijke bank. Hierin zijn vaak kortingen opgenomen voor incasso (contracten).
Vervolgstappen
- De bank heeft standaardformulieren om een incassocontract aan te vragen. Na het invullen wordt dit formulier verstuurd aan Interpay.
- Interpay geeft dan akkoord en omschrijft de wijze van aanleveren van de incassobestanden. In principe verloopt het contact met de kerk alleen via de bank, en niet rechtstreeks met Interpay.
- Incassobestanden moeten op het moment waarop geïncasseerd wordt, opgemaakt en verstuurd worden. Omwille van beperking van de kosten is het daarom wellicht voordeliger als u degenen die de maandelijkse machtiging hebben afgegeven, vraagt of het bedrag in kwartalen of in 1 keer mag worden afgeschreven. In dat geval hoeft u dus maar 4 keer of zelfs 1 keer per jaar een incassobestand te maken.
- De kerk is zelf verantwoordelijk voor het bijhouden van de termijnen om de bedragen te innen.
- Als laatste stap valt het aan te raden om binnen de kerk uitleg te geven over het bestaan van de automatische machtiging en de voordelen die het heeft voor de kerk zelf. Voer actie om zoveel mogelijk bijdragen om te zetten naar een incasso.
Voorbeeld machtigingsformulier
Wilt u uw kerkleden een machtigingsformulier aanbieden, dan kunt u misschien gebruik maken van ons voorbeeld. Het laat duidelijk zien welke informatie zo’n formulier dient te bevatten.
Onder aan de pagina kunt het machtigingsformulier downloaden
Om een .pdf te kunnen lezen/openen heeft u Adobe Acrobat Reader nodig.
Dit kunt u hier downloaden.
Periodes
Nadat een machtiging is afgegeven loopt de betaling, vanuit de gever gezien, automatisch. De kerk kan wel de gever blijven informeren. In plaats van een verzoek om een gift, kan er tijdens de reguliere Actie Kerkbalans in januari een informatieve brief worden geschreven.
Voorwaarden machtigingskaart
Een rechtsgeldige machtigingskaart moet aan een aantal zaken voldoen:
- naam en woonplaats rekeninghouder
- bank-/girorekening nummer
- handtekening
Omzetten periodieke overschrijving naar incasso
Er zijn mensen die een periodieke overschrijving hebben lopen bij de bank. De betaler heeft dit initiatief genomen en moet ook in de gaten houden of er werkelijk wordt afgeschreven.
Bij een automatische incasso ligt het initiatief bij de kerk en regelt deze de incasso.
De bank kan als service een formulier tot stopzetting van de periodieke overschrijving verzorgen en combineren met de machtigingskaart. Zie hier een voorbeeld: onderaan de pagina kunt u PO naar AI formulier.pdf downloaden
Onderaan de pagina kunt u ook de Handleiding Kerkbalans Nieuwe Stijl downloaden.
Keuze tussen automatische incasso en acceptgiro
Lees de te downloaden brochure om na te gaan wat voor uw parochie de meest passende manier is om de bijdragen van de Actie Kerkbalans te incasseren. In deze brochure leest u wat de gebruiksvoorwaarden en voor- en nadelen zijn van beide betaalmethoden. U zult zien dat er veel voordelen zitten aan werken met automatische incasso. Voor veel parochies is het advies daarom om een incassocontract met de bank af te sluiten. In de brochure leest u ook hoe dat in zijn werk gaat. Op de website van www.currence.nl vindt u meer informatie.