De kalender: Uw stappenplan in de voorbereidingen
Wij ondersteunen u graag bij alle voorbereidingen voor Actie Kerkbalans. De kalender is hier een mooi hulpmiddel voor. Uw stappenplan in de voorbereiding voor Actie Kerkbalans. In dit document staan per maand de voorbereidingen en acties beschreven. De kalender voor 2024 is vanaf nu te downloaden.
Januari 2024 - Actieperiode
1. Verspreid het campagnemateriaal
Maak de Actie Kerkbalans zichtbaar! Hang posters en spandoeken op in en rond de kerk.
2. Communiceer zoveel mogelijk
Voeg een speciale bijlage toe aan het parochie- of kerkblad met aandacht voor Actie Kerkbalans. Vermeld hierin wanneer de brief wordt bezorgd of wanneer de e-mail wordt verstuurd. Nodig mensen nogmaals uit voor het startmoment en motiveer hen te geven voor Actie Kerkbalans.
Zorg er verder voor dat de Actie Kerkbalans wekelijks voorbijkomt op social media. En vergeet niet het persbericht naar de lokale media te sturen.
3. Ondersteun de vrijwilligers
Leg alle materialen klaar die vrijwilligers nodig hebben om langs de deuren te gaan. Denk aan:
- – een instructiebrief
- – de folder met informatie over Actie Kerkbalans
- – een antwoordstrook/formulier
- – een antwoordenvelop
- – een lijst met adressen
- – etiketten voor op de envelop waarop de vrijwilliger kan aangeven wanneer hij/zij het formulier bij de kerkleden komt ophalen
- – reactieformulieren waarop vrijwilligers opmerkingen of wijzigingen van kerkleden kunnen noteren
Houd een startmoment met de vrijwilligers die de brieven gaan rondbrengen. Dit kan bij het ophalen van de brieven. Maak er iets feestelijks van, bijvoorbeeld met een kopje koffie en iets lekkers. Of leg een rolletje drop klaar ‘voor onderweg’. U kunt vrijwilligers tijdens deze avond ook nog deze nuttige tips meegeven.
Zorg dat u in de actieperiode goed bereikbaar bent voor de vrijwilligers. Laat hen weten hoe zij u kunnen bereiken. Maak ook gelijk afspraken over het moment waarop zij de
formulieren weer gaan ophalen.
4. Start de administratie
Vanaf 13 januari komen de toezeggingen binnen. Start met het verwerken van deze toezeggingen in de administratie van de kerk.
Februari 2024
1. Koppel terug over de Actie
Blik in een artikel in het parochie- of kerkblad terug op de Actie Kerkbalans. Hoe is het gegaan, wat zijn eerste resultaten? Dit bericht kan natuurlijk ook gedeeld worden op de website en social media. Bekijk de voorbeeldtekst.
2. Sluit af met de vrijwilligers
Plan een bedank- en evaluatie- moment in met de vrijwilligers. Zamel de reactieformulieren in en inventariseer of vrijwilligers verder nog pastorale vragen hebben meegekregen bij het langsbrengen van de brieven en/of het ophalen van de formulieren.
(i)
Welke informatie over Actie Kerkbalans gaan we nu in ons kerk-/parochieblad plaatsen? Check de deadline voor het eerstvolgende kerkblad en zorg dat het bericht dat daar in moet komen op tijd bij de redactie is.