Rondbrengen of verzenden van de enveloppen
Benader leden persoonlijk. Zo heeft de actie de meeste kans van slagen. Dit kun je doen door de Actie Kerkbalansenvelop persoonlijk te laten bezorgen en/of op te halen. Zorg dat je in een vroeg stadium voldoende vrijwilligers verzamelt die tijdens de actieweken in januari de enveloppen willen bezorgen en ophalen. Zorg voor een duidelijke instructie, zodat de bezorgers weten hoe ze op bepaalde situaties kunnen reageren. Een heldere instructie kan hierbij helpen.
Twee manieren voor persoonlijk contact
Er zijn twee manieren hoe je Actie Kerkbalans persoonlijk kunt maken:
1. Bij de leden aanbellen, een praatje maken, de envelop uitreiken, vragen deze goed door te kijken en een beslissing te nemen over de kerkelijke bijdrage voor het komende jaar en het antwoord enkele dagen later persoonlijk ophalen.
2. De envelop bezorgen of toesturen maar wel persoonlijk ophalen. Zet dan wel duidelijk de naam van de loper op de envelop en datum/tijd waarop de envelop wordt opgehaald. Zo’n persoonlijke benadering is arbeidsintensief, maar wel bewezen effectief.
Terugkoppelen reacties en mutaties
Tijdens het bezorgen en ophalen van de enveloppen krijgen de vrijwilligers uiteenlopende reacties. Sommige leden geven aan uitgeschreven te willen worden, anderen willen juist eens verder praten met een pastoraal medewerker. Het is van groot belang dat je die reacties op de juiste wijze aandacht geeft. Je kunt de vrijwilligers uitrusten met reactieformulieren waarop zij dit soort informatie kunnen noteren. Je hoeft naderhand alleen maar de formulieren te verzamelen en ze door te geven aan degene die de reacties zal afhandelen.
Tips
1. De persoonlijke overhandiging brengt de actie goed onder de aandacht bij de ontvanger, veel meer dan een gewone envelop of ongeadresseerde brief of folder. Boze reacties aan de deur komen het meest voor bij mensen die al jaren geen contact hebben met de kerk. Dat is vervelend voor de bezorgers, draagt niet bij aan het verbeteren van de relatie tussen hen en je kerk en levert geen bijdrage aan het resultaat. Je kunt deze groep beter niet benaderen voor Actie Kerkbalans of alleen een brief sturen met een geefverzoek, maar niet de brief ophalen.
2. Organiseer een bijeenkomst waarin je het belang van de bezorgmethode uiteenzet, de vrijwilligers bedankt, motiveert en naar hen luistert. Zij hebben vaak veel ervaring en kunnen je helpen het proces te verbeteren.
3. Zorg voor een heldere instructie voor de vrijwilligers, en voorzie hen van hulpmiddelen die hun werk makkelijker maken.
4. Bedank je vrijwilligers na afloop en zorg voor een goede terugkoppeling van de resultaten.
