Gerard van Leeuwen is lid van de werkgroep Actie Kerkbalans in Maassluis. Hij is verantwoordelijk voor de administratie en doet ook de financiële administratie. Afgelopen jaar hadden ze bij de Andreas, Petrus en Paulus deelgemeenschap in Maassluis een hogere opbrengst dan voorgaand jaar. Hun geheim? Goede communicatie, onder meer via e-mail! Daarover gaat Gerard ons meer vertellen. “Mensen zijn best bereid om hun e-mailadres te geven voor Actie Kerkbalans.”
“De Andreas, Petrus en Paulus deelgemeenschap maakt deel uit van parochie De Goede Herder in Schiedam. In Schiedam heb je twee deelgemeenschappen, de Liduina Basiliek in het centrum en in Schiedam-Noord. Daarnaast zijn er in Vlaardingen en in Maassluis deelgemeenschappen. Ik ben onderdeel van de werkgroep Actie Kerkbalans Maassluis, die bestaat uit vier personen. Dat is een vast clubje dat het werk al enkele jaren doet. We hebben samen een draaiboek gemaakt met wat we allemaal moeten gaan doen. Het begint natuurlijk al in september als we gaan kijken hoeveel folders we nodig hebben. Vervolgens is er een lid van de werkgroep die de folder gaat maken met eigen teksten en foto’s. Ik ben dus verantwoordelijk voor de administratie.”
In de brievenbus en in de mailbox
“Naast de werkgroep hebben we natuurlijk de lopers, dat zijn de mensen die de enveloppen bezorgen en weer ophalen”, vertelt Gerard. “We hebben in totaal ongeveer veertig lopers. Ze bezoeken 200 adressen. Daarnaast benaderen we ongeveer 300 adressen per e-mail. In totaal hebben we ongeveer 500 mensen die bijdragen aan de Actie Kerkbalans in Maassluis. Dat zijn alleen de adressen die een jaar eerder hebben meegedaan. Er komen soms wat nieuwe mensen bij, bijvoorbeeld als iemand verhuist naar Maassluis en die al mee heeft gedaan in de oude parochie. Via de ledenadministratie horen we dan dat ze al mee hebben gedaan. Die komen dan ook op de lijst. Er zijn nog wel meer parochianen die ingeschreven staan, maar die niet actief zijn. Die krijgen dus ook geen brief van Actie Kerkbalans.”
Een nieuwe aanpak
“In de coronatijd zijn we begonnen om mensen te benaderen via de e-mail”, geeft Gerard aan. “Het was toen moeilijk om mensen op pad te sturen en langs de huizen te gaan. Toen hebben we gekeken welke parochianen een e-mailadres hebben en welke niet. Ik heb op diverse zaterdagen wat adressen bezocht hier in wijken in Maassluis. Ik heb toen aangebeld en gevraagd wat hun e-mailadres en telefoonnummer was en gevraagd of ze het goed vonden dat ze een e-mail kregen van Actie Kerkbalans waarin ze een toezegging konden doen. Voor bijna iedereen was dat oké, dus ik heb toen veel e-mailadressen kunnen verzamelen. Dat heeft ertoe geleid dat 60% van de deelnemers een e-mail krijgt en 40% een envelop. De mensen waren best bereid om hun e-mailadres te geven voor Actie Kerkbalans!”
Goede communicatie
“Vorig jaar hebben we 66.000 euro opgehaald en een jaar eerder 64.000 euro. Ik denk dat een succesfactor de goede communicatie met de parochianen is. Dat begint in januari, wanneer ze dus een e-mail of envelop ontvangen. Ook voorafgaand hebben we in de weekberichten al gezegd: volgende week begint de Actie Kerkbalans, dus kijk in je e-mail. Misschien zit het wel in de spam. Houd er rekening mee dat er een e-mail binnenkomt van de Kerkbalans. Ook moet er een goede communicatie zijn over het resultaat van de toezeggingen. Dat communiceer ik aan die veertig mensen die bezorgd hebben. Ook zet ik dat in de weekberichten aan alle parochianen. Daarin staat ook één keer per maand de voortgang. Hoeveel hebben we ontvangen en hoeveel is dat van het toegezegde bedrag? En wat is dit in vergelijking met vorig jaar? Iets meer of iets minder? Goede communicatie met de parochianen is dus een succesfactor. Dat is erg belangrijk”, geeft Gerard aan.
Een goede taakverdeling en minder vrijwilligers
“Het tweede wat we doen is die werkgroep Kerkbalans. Het is fijn als je met meerdere mensen de taken kan verdelen, zodat je het allemaal goed kan doen. De derde succesfactor zijn de lopers. Die veertig mensen moet je toch maar zien te vinden. Zij zijn tijd kwijt om tussen de vijf of tien enveloppen in hun wijk te bezorgen en weer op te halen. Het is soms wel een uitdaging als er een loper stopt vanwege leeftijd om dan iemand te vinden die in dezelfde wijk woont. Gelukkig hebben we nu veel minder adressen waar bezorgd moet worden door de e-mailactie. Daardoor is het aantal lopers teruggebracht van 60 naar 40 mensen. Ze kunnen nu dus twee wijken doen in plaats van vroeger één wijk. Je moet dus zorgen dat alles efficiënt gebeurt, bijvoorbeeld via de e-mail.”
Nog even een herinnering
“Als we na één of twee maanden nog geen reactie hebben gehad, zowel op de e-mails als via de papieren envelop, dan maak ik een brief die ik dan bij ze thuis ga bezorgen”, legt Gerard uit. “Het is dus een herinnering voor degenen die niet reageren. Soms komt de e-mail bijvoorbeeld weer in de spambox terecht. Dan bel ik ze op om aan te geven dat ze Actie Kerkbalans nog niet hebben ingevuld en dan blijkt inderdaad dat het soms in de spam terecht is gekomen.”
De krachten bundelen
Nog een andere tip is het bundelen van de krachten, zoals we ook al zagen in Haaksbergen. “In de parochie hebben we ook overleg met de andere Actie Kerkbalansadministrateurs, in Vlaardingen en Schiedam. Twee keer per jaar komen we dan bij elkaar om gegevens uit te wisselen en met elkaar af te spreken wat we verder nog gezamenlijk kunnen doen. Zijn er dingen die verbeterd moeten worden? Het is natuurlijk belangrijk dat je een goede ledenadministratie hebt. We zijn de afgelopen jaren ook flink bezig geweest om DocBase op te schonen. Dat werkt ook fijner”, vertelt Gerard.
Gemak dient de mens
“In de mail zit een intekenformulier waarmee je een bedrag kunt invullen met je naam en kunt toezeggen wanneer je betaalt. We hebben er ook voor gezorgd dat we een QR-code hebben aangemaakt voor Actie Kerkbalans. Dat maakt het nog makkelijker, want ze hoeven het dan niet meer zelf over te maken, maar kunnen de QR-code gewoon scannen en betalen.” Voor volgend jaar staat er nog een verbeterpunt op de planning: “We willen nog één ding verbeteren en dat is het betalen met iDeal. Dan kunnen mensen nog makkelijker betalen”, vertelt Gerard tot slot.
Alle tips op een rij:
- Zorg voor een goede communicatie tijdens de gehele periode: kondig aan dat de actie eraan komt, deel informatie hoe mensen kunnen geven en koppel na afloop terug hoeveel er is opgehaald.
- Stuur een herinnering als er geen toezegging is ontvangen. Iemand kan het vergeten zijn of de mail niet hebben gezien.
- Ga voor gemak en digitaliseer Actie Kerkbalans. Dankzij digitalisering, via e-mail of op andere manieren zijn er minder lopers nodig en scheelt het ook tijd om de toezeggingen te verwerken. Lees hier verschillende manieren hoe je mensen nog makkelijker kunt laten geven
- Bundel de krachten: het wiel hoef je niet zelf uit te vinden. Werk samen met buurgemeentes of wissel ideeën uit in de VKB-app
